Services και χρεώσεις

Τι καλύπτει αυτή η λειτουργίαΑντιγραφή συνδέσμου ενότητας

Για κάθε πελάτη, το workspace μπορεί να απαντήσει σε τέσσερις πρακτικές ερωτήσεις:

1. Ποια υπηρεσία έχει αγοράσει;
2. Κάθε πότε χρεώνεται και πότε λήγει η επόμενη χρέωση;
3. Ποιο ποσό αναμένεται, μαζί με τον ΦΠΑ;
4. Έχει εξοφληθεί η χρέωση, έχει πληρωθεί εν μέρει ή παραμένει απλήρωτη;

Πρόκειται για εργαλείο παρακολούθησης εισπράξεων και ανανεώσεων. Δεν εκδίδει επίσημα φορολογικά παραστατικά και δεν αντικαθιστά λογιστικό λογισμικό.

Ρύθμιση του Service catalogΑντιγραφή συνδέσμου ενότητας

Ανοίξτε Services → Catalog και προσθέστε τις υπηρεσίες που προσφέρει συχνά η επιχείρηση. Για καθεμία, ορίστε την καθαρή τιμή, το νόμισμα, τον συντελεστή ΦΠΑ και τον κύκλο χρέωσης. Αυτές είναι προεπιλεγμένες τιμές· μπορείτε να τις αλλάξετε για κάθε πελάτη ξεχωριστά.

Όταν μια υπηρεσία δεν προσφέρεται πλέον, σημειώστε την ως inactive. Οι υπάρχουσες customer subscriptions δεν επηρεάζονται.

Προσθήκη customer subscriptionΑντιγραφή συνδέσμου ενότητας

Ανοίξτε Services → Customer subscriptions και επιλέξτε Add subscription. Διαλέξτε τον πελάτη και ένα Service από το catalog ή μια custom υπηρεσία. Επιβεβαιώστε:

• την καθαρή τιμή που συμφωνήθηκε και τον συντελεστή ΦΠΑ·
• τον κύκλο χρέωσης: εφάπαξ, μηνιαίο, τριμηνιαίο, ανά εξάμηνο ή ετήσιο·
• την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία της πρώτης χρέωσης·
• αν η επόμενη χρέωση θα δημιουργείται αυτόματα μετά την πλήρη εξόφληση·
• προαιρετικό operational reference και εσωτερικές σημειώσεις.

Η πρώτη Charge δημιουργείται αμέσως. Οι συμφωνημένες τιμές αποθηκεύονται στην subscription, επομένως μελλοντικές αλλαγές στο catalog δεν αλλάζουν μια υπάρχουσα συμφωνία.

Καταχώριση PaymentΑντιγραφή συνδέσμου ενότητας

Ανοίξτε Services → Charges και επιλέξτε Record δίπλα σε μια ανοιχτή χρέωση. Συμπληρώστε το ποσό που εισπράχθηκε, την ημερομηνία, τον τρόπο πληρωμής και τυχόν εξωτερικό reference.

Υποστηρίζονται partial payments. Η Charge παραμένει ανοιχτή και εμφανίζει το ακριβές ανεξόφλητο υπόλοιπο. Το σύστημα απορρίπτει ποσά μεγαλύτερα από το υπόλοιπο. Όταν εξοφληθεί πλήρως μια recurring Charge, δημιουργείται η επόμενη μία φορά, εφόσον η subscription είναι ενεργή, το auto-renew είναι ενεργοποιημένο και δεν έχει περάσει η ημερομηνία λήξης.

Ακύρωση ή επανενεργοποίηση subscriptionΑντιγραφή συνδέσμου ενότητας

Η συνηθισμένη επιλογή είναι Cancel at period end. Η subscription περνά στην κατάσταση Ending at period close και παραμένει ενεργή μέχρι την τελευταία ημέρα της τρέχουσας περιόδου κάλυψης. Τυχόν μεταγενέστερες απλήρωτες Charges που έχουν ήδη δημιουργηθεί ακυρώνονται. Οι πληρωμένες Charges και το payment history διατηρούνται.

Αν η τρέχουσα Charge εξοφληθεί αφού προγραμματιστεί η ακύρωση, δεν δημιουργείται άλλη χρέωση. Μέχρι την ημερομηνία ισχύος της ακύρωσης, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει Keep active. Η ήδη προγραμματισμένη επόμενη Charge επανενεργοποιείται, χωρίς να δημιουργηθεί διπλή εγγραφή.

Η επιλογή Cancel immediately προορίζεται για εξαιρετικές περιπτώσεις. Διακόπτει την πρόσβαση την ίδια ημέρα, χωρίς να διαγράφει οφειλές ή πληρωμές που έχουν ήδη καταγραφεί.

ΚαταστάσειςΑντιγραφή συνδέσμου ενότητας

• Upcoming: η ημερομηνία πληρωμής είναι στο μέλλον και δεν έχει καταγραφεί πληρωμή.
• Due: η πληρωμή λήγει σήμερα.
• Overdue: η ημερομηνία πληρωμής έχει περάσει.
• Partially paid: έχει εισπραχθεί μέρος του ποσού και απομένει υπόλοιπο.
• Paid: έχει εισπραχθεί ολόκληρο το συνολικό ποσό.
• Paused: η customer subscription είναι προσωρινά σε παύση.
• Ending at period close: έχει προγραμματιστεί ακύρωση, αλλά η υπηρεσία παραμένει ενεργή μέχρι την εμφανιζόμενη ημερομηνία.
• Cancelled / expired: η συμφωνία δεν είναι πλέον ενεργή. Το ιστορικό διατηρείται.

Μετρήσεις στο OverviewΑντιγραφή συνδέσμου ενότητας

Το Overview του workspace εμφανίζει το μηνιαίο recurring revenue, τις πληρωμές που εισπράχθηκαν μέσα στον τρέχοντα μήνα, τα ανοιχτά και ληξιπρόθεσμα υπόλοιπα, τις ενεργές subscriptions, τις επερχόμενες ανανεώσεις και τις προγραμματισμένες ακυρώσεις. Τα ποσά ομαδοποιούνται πάντα ανά νόμισμα. Το μηνιαίο recurring revenue δεν περιλαμβάνει ΦΠΑ ή εφάπαξ υπηρεσίες.

Permissions και ασφάλεια δεδομένωνΑντιγραφή συνδέσμου ενότητας

Οι Viewers μπορούν να βλέπουν Services και Charges. Owners, Admins και Members μπορούν να δημιουργούν Services, να επεξεργάζονται subscriptions και να καταχωρίζουν Payments, σύμφωνα με τα permissions του CRM. Κάθε Company, Service, Charge και Payment ανήκει σε συγκεκριμένο workspace. Το σύστημα απορρίπτει αναφορές σε εγγραφές άλλου workspace.

Καταχωρίζετε Payment μόνο αφού εισπραχθεί πράγματι το ποσό. Η πρώτη έκδοση δεν υποστηρίζει αντιστροφή πληρωμής, credit notes, τραπεζική συμφωνία ή έκδοση επίσημου παραστατικού.